สรุปรายละเอียดงานกับทางโรงแรมหรือสถานที่จัดงาน

1. จำนวนแขก หมายถึงจำนวนแขกทั้งหมดที่จะร่วมในงานรวมถึงตัวเจ้าบ่าวเจ้าสาว และครอบครัวด้วย เพื่อให้สถานที่จัดงานได้เตรียมที่นั่งเอาไว้ให้เพียงพอกับแขกที่มาร่วมงาน อาจแจ้งจำนวนเผื่อเอาไว้นิดหน่อยได้ เช่น แขกงานหมั้นประมาณ 100-120 คน เป็นต้น แต่ไม่ควรเผื่อเอาไว้เยอะ เพราะถ้าในพิธีเก้าอี้ว่างอยู่เยอะก็จะดูไม่สวยงาม

2. จำนวน coffee break หรืออาหารเช้า สำหรับรับรองแขก แจ้งจำนวน และเลือกรายการอาหารให้เรียบร้อย อาหารเช้าหรือของว่างตอนเช้าเป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม หลายคนเอาตัวเองเป็นหลักว่าตอนเช้าๆไม่ทานอาหารกันหรอก แต่ในความเป็นจริงแล้วแขกทานกันทุกงาน เพราะว่าตื่นมาแต่เช้า ต้องออกเดินทาง ทำกิจกรรมแต่เช้า ก็จะมีอาการหิวกันแทบทุกคน และลองนึกดูว่าถ้าเราไปร่วมงานแล้วไม่มีอะไรไว้รับรองเลย ไม่มีแม้แต่แซนวิช หรือกาแฟ จะดูไม่ดีขนาดไหน ถ้าคิดว่าแขกจะไม่ค่อยทานกันจะสั่งไม่เท่าจำนวนแขกที่มาจริงก็ได้ เช่น แขกทั้งหมด 100 ท่าน สั่งอาหารว่าง 50 ที่ก็ได้ แต่ควรคุยเผื่อเอาไว้ในกรณีที่หน้างานแขกเกิดทานกันทุกคน แล้วอาหารที่สั่งไว้ไม่พอ เราจะสามารถสั่งเพิ่มที่หน้างานได้ทันหรือไม่ ควรมีแผนสำรองเผื่อเอาไว้ด้วย

3. แจ้งลำดับพิธีการ ถ้าทำลำดับพิธีการต่างๆเสร็จเรียบร้อยแล้วก็สามารถส่งตัวเต็มให้กับทางทีมสถานที่จัดงานได้เลย หรือถ้ายังไม่เสร็จดีทำเป็นตัวย่อให้กับทางสถานที่จัดงานก็ได้ ตัวย่อในที่นี้หมายถึง แจ้งพิธีการและเวลาในแต่ละพิธีให้สถานที่ทราบไว้ก่อน ทางสถานที่จะได้ไปวางแผนกับทีมงาน และเตรียมคนในการทำงานได้อย่างเพียงพอ

4. แจ้งธีมสีของงานรวมทั้งเลือกสิ่งของที่ต้องใช้ในพิธีการ โดยปกติในแพ็คเกจของสถานที่จัดงานจะมีดอกไม้ตกแต่งงานมาให้บางส่วนด้วย ดังนั้นการแจ้งสีของธีมงานในตอนเช้าจะช่วยให้สถานที่จัดเตรียมดอกไม้ออกมาได้เข้ากับงานและของใช้ในส่วนอื่นๆที่เราเตรียมมาเอง เช่น เข้ากับสีดอกไม้ของพานขันหมาก เป็นต้น 

ในส่วนของการเลือกสิ่งของที่ต้องใช้ในพิธีการต่างๆที่เป็นส่วนที่สถานที่จัดงานเตรียมให้ เราต้องมาดูก่อนว่าเรามีพิธีการอะไรบ้าง แล้วไล่ไปทีละพิธีการว่ามีส่วนไหนของแต่ละพิธีที่เป็นส่วนที่สถานที่ต้องเตรียมให้เราบ้าง แล้วของที่สถานที่เตรียมให้มีตัวเลือกให้เลือกหรือไม่ เช่น เก้าอี้ที่อยู่บนเวทีในพิธีสู่ขอ มีให้เลือกกี่แบบ ถ้าเราต้องใช้จำนวน…ตัว มีเพียงพอหรือไม่ เป็นต้น

ในส่วนนี้อย่าลืมเอาสัญญามากางดูประกอบไปด้วยว่าสถานที่ตกลงว่าจะมีหรือเตรียมอะไรให้เราบ้าง เช่น มีดอกไม้ติดหน้าอกให้ 6 อัน ช่อเจ้าสาว 1 ช่อ โลโก้บนเวที เป็นต้น ของบางอย่างสามารถต่อลองได้โดยไม่ต้องเพิ่มเงิน อย่างเช่นช่อดอกไม้ติดหน้าอก ในสัญญามีให้ 6 อัน แต่ในงานเราต้องใช้ 8 อัน ก็ลองขอเพิ่มดูได้ ซึ่งปกติส่วนนี้สถานที่มักจะไม่ได้คิดเงินเพิ่ม แต่บางอย่างก็อาจจะต้องเพิ่มเงิน เช่น โลโก้บนเวทีของบ่าวสาว ตามสัญญาอาจจะได้แค่สติ๊กเกอร์ติดบนโฟม ถ้าบ่าวสาวอยากอัฟเกรดให้สวยขึ้นเป็นอะคริลิคไดคัต แบบนี้อาจจะต้องเพิ่มเงินเพราะสถานที่จัดงานอาจจะต้องไปให้เอ้าท์ซอร์สทำให้ เป็นต้น สำหรับของใช้ในพิธีที่ทางสถานที่เตรียมให้เป็นแบบที่ทำขึ้นใหม่ เราสามารถส่งรูปเพื่อเป็น reference ให้กับสถานที่เพื่อให้เตรียมออกมาได้ถูกใจเรามากที่สุดได้ เช่น ช่อดอกไม้เจ้าสาว มาลัยมงคล เป็นต้น

5. แจ้งขอใช้ห้องว่างเพิ่มเติม หลายสถานที่จัดงานสามารถขอใช้ห้องประชุมที่ว่างอยู่เพิ่มเติมได้สำหรับเอาไว้ให้เพื่อนเจ้าสาว หรือว่าญาตินัดช่างแต่งหน้ามาแต่งด้วยกัน ซึ่งหากงานเรามีแพลนว่าจะต้องใช้ให้แจ้งกับสถานที่ไว้เลย จะได้ทราบว่ามีห้องให้เราใช้ได้หรือไม่ ถ้ามีให้แจ้งเวลาเข้าใช้ พร้อมกับขอชื่อห้องมาไว้ให้เรียบร้อยเลย จะได้แจ้งให้เพื่อนเจ้าสาวหรือญาติได้ทราบเอาไว้เลย วันงานจะได้ไม่ต้องโทรมาสอบถามกันให้วุ่นวาย และถ้ามีใช้หลายห้องควรให้สถานที่จัดงานติดป้ายหน้าห้องให้ชัดเจนด้วย 

6. คอนเฟิร์มรูปแบบการจัดเลี้ยงตอนกลางวันพร้อมจำนวน งานหมั้นหลายคนเข้าใจว่าไม่ต้องเลี้ยงอาหารก็ได้ ซึ่งเป็นสิ่งที่ผิดและไม่แนะนำเลย เพราะงานหมั้นเป็นงานที่เราจะเชิญแต่คนสนิทที่เรารักมากร่วมงาน ทุกคนต้องตื่นแต่เช้าและอยู่ร่วมพิธีการกับเราเป็นเวลาหลายชั่วโมง พอจบพิธีการทุกคนในงานส่วนใหญ่จะหิวอย่างแน่นอน ถ้าเราจบงานโดยไม่มีการเลี้ยงอาหารเลยจะดูเป็นการเสียมารยาทมากๆ จะถูกพูดได้ว่าจัดงานไม่ดีเลย เชิญมาตั้งแต่เช้าแต่จบงานไม่มีอะไรให้ทานเลย หากเรามีงบไม่มากพอจะจัดเลี้ยงจริงจังอย่างโต๊ะจีน หรือบัพเฟต์ อย่างน้อยๆก็ควรมีซุ้มอาหาร สัก 2 ซุ้มให้แขกได้รองท้องก่อนไปหาอะไรจริงจังทานเองก็ยังดีกว่า ยังถือว่าจบงานได้สวย ไม่ให้ใครมาว่าได้