เลือกสถานที่จัดงาน

ของสถานที่จัดงานควรเป็นที่ที่สะดวกสำหรับการเดินทางของแขก มีที่จอดรถเพียงพอและใกล้กับระบบขนส่งสาธารณะ เช่น รถไฟฟ้า การเลือกทำเลของสถานที่จัดงาน คู่บ่าวสาวควรจะต้องคุยกับทั้งสองบ้านเพื่อความเข้าใจที่ตรงกัน

ค่าใช้จ่ายของสถานที่จัดงานจะเป็นสัดส่วนที่ใหญ่ที่สุดของงบประมาณทั้งหมด โดยส่วนใหญ่จะอยู่ที่ประมาณ 40% ดังนั้นรายชื่อโรงแรมหรือสถานที่จัดงานที่อยู่ในตัวเลือกก็ควรจะเป็นสถานที่ที่อยู่ในงบที่เราตั้งไว้เท่านั้น จะง่ายต่อการตัดสินใจและช่วยให้เราบริหารงบประมาณได้ดียิ่งขึ้น

จัดงานในปัจจุบันนี้มีให้เลือกเยอะมาก บ่าวสาวควรจะพูดคุยกันก่อนว่าอยากได้สถานที่จัดงานที่มีการตกแต่งและบรรยากาศแบบไหน เช่น ชอบต้นไม้กับแสงธรรมชาติ, ชอบสถานที่สีขาวมินิมอล หรือ ถ้าจะจัดงานตามประเพณีไทยที่มีการใส่ชุดไทย อยากได้สถานที่ที่มีความเป็นไทยสูงหน่อย เป็นต้น การกำหนด style ที่อยากได้ จะช่วยให้ง่ายต่อการหาข้อมูลสถานที่มากขึ้น

การอ่านรีวิวหรือความคิดเห็นจากผู้ที่เคยใช้สถานที่นั้นๆในการจัดงานมาก่อน จะทำให้เราเห็นถึงปัญหาและข้อควรระวังที่ทางสถานที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น วันงานแอร์ไม่เย็น เพราะประตูห้องจัดงานถูกแขกเปิดเข้า-ออกตลอดเวลา หรือ จำนวนห้องน้ำมีไม่เพียงพอต่อการรองรับแขกจำนวนมาก

เราแนะนำให้ดูที่ค่าใช้จ่ายสรุปรวม โดยอยู่บนเงื่อนไขที่ว่า 

“ค่าใช้จ่ายที่ของแต่ละสถานที่ จะต้องเป็นราคาจากข้อมูลชุดเดียวกัน” เหตุผลเพราะว่าการคิดค่าบริการของแต่ละสถานที่ไม่เหมือนกัน บางสถานที่คิดค่าเช่าสถานที่แพงแต่ราคาค่าอาหารต่อหัวถูก บางสถานที่ไม่คิดค่าเช่าสถานที่แต่ราคาค่าอาหารต่อหัวแพงกว่ามาก เมื่อสรุปค่าใช้จ่ายสุดท้ายแล้วอาจจะไม่แตกต่างกันก็ได้

นอกจากนี้ควรให้ข้อมูลกับสถานที่ให้ครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็นพิธีการที่จะมีทั้งหมดในงานของเรา, จำนวนแขกที่ทำการจดมาแล้วอย่างละเอียด, ประเภทการจัดเลี้ยงอาหาร รวมถึงช่วงเวลาที่ต้องการใช้สถานที่ เราควรจะแจ้งรายละเอียดเหล่านี้ให้ครบถ้วนเพื่อที่ทางสถานที่จะได้สรุปค่าใช้จ่ายมาให้ได้อย่างถูกต้องเช่นกัน 

เงื่อนไขต่างๆของสถานที่ก็เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องเอามาเปรียบเทียบ ตัวอย่างเช่น ถ้าเราเลือกจัดงานเลี้ยงฉลองช่วงเย็น แต่ทางสถานที่แจ้งเงื่อนไขว่า ทางสถานจะรับจัดงานช่วงเช้าและจะเลิกไม่เกิน 16.00 น. เท่ากับเราจะเหลือเวลาให้ทีมตกแต่งเซตอัฟได้แค่ 2 ชั่วโมงเป็นอย่างมาก เราก็ต้องมาพิจารณาแล้วว่าเราอยากจะเสี่ยงหรือไม่ เพราะระยะเวลาสำหรับการเซตงานตกแต่งแค่ 2 ชั่วโมงให้เสร็จเรียบร้อยสวยงามจัดว่าเสี่ยงมากๆ 

หรือเงื่อนไขที่ห้ามใช้แอลกอฮอล์ที่ไม่มีอากรแสตมป์ในการจัดเลี้ยง ถ้างานที่จำนวนแขกเยอะ หรือมี after party ด้วยแล้ว ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มมาส่วนต่างจะค่อนข้างสูงเลยทีเดียว จึงจัดเป็นเงื่อนไขที่ต้องเอามาพิจารณาเปรียบเทียบด้วยเช่นกัน

รวมไปถึงสไตล์การตกแต่งของสถานที่นั้นๆด้วย ในข้อนี้เราแนะนำให้บ่าวสาวและครอบครัวไปดูสถานที่จริงก่อน จะช่วยให้เปรียบเทียบได้ง่ายขึ้น เพราะบางครั้งการดูจากรูป กับ สภาพของสถานที่ ณ ปัจจุบันอาจจะแตกต่างกันได้ นอกจากนี้การไปดูสถานที่จริง เราจะได้เห็นสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆของสถานที่จัดงานด้วย ไม่ว่าจะเป็นห้องน้ำ ที่จอดรถ ล็อบบี้ หรือแม้กระทั่งการบริการของพนักงาน สิ่งเหล่านี้ล้วนสร้างความประทับใจให้กับแขกที่มาร่วมงานทั้งสิ้น

การเลือกสถานที่ที่สวยงามตามความชอบของเรา นอกจากจะทำให้เรามีความสุขในช่วงเวลาจัดงานแล้ว ยังสามารถช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในส่วนของการตกแต่งได้อีกด้วย เพราะบางสถานที่เราแทบไม่ต้องตกแต่งอะไรเพิ่มเติมเลยนอกจาก Backdrop ที่ใช้ในการถ่ายภาพกับคู่บ่าวสาวหน้าทางเข้างาน สถานที่ก็มีความสวยงามด้วยตัวเองอยู่แล้ว

ต้องยอมรับว่าผู้ใหญ่ หรือแม้แต่ตัวเจ้าบ่าวเจ้าสาวเองจะให้ความสำคัญกับคุณภาพอาหารที่จัดเลี้ยงเป็นอันดับต้นๆ ดังนั้น ถ้าเป็นไปได้ก็ควรหาโอกาสไปลองชิมอาหารดูสักครั้งก่อนตัดสินใจ แต่มีคำแนะนำว่าควรสอบถามกับทางโรงแรมหรือสถานที่จัดงานก่อน ว่าห้องอาหารไหนที่เป็นครัวเดียวกันกับที่ทำอาหารในงานจัดเลี้ยง เพราะถ้าแยกครัวกันการไปชิมก็อาจจะไม่มีประโยชน์

หลักเกณฑ์ทั้ง 3 ข้อที่กล่าวมาเป็นหลักเกณฑ์ที่ใช้สำหรับคัดเลือกสถานที่รอบสุดท้ายแล้ว ดังนั้นก่อนจะตัดสินใจมัดจำจองสถานที่ ควรตรวจสอบตามรายการด้านล่างอีกครั้งเพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดในภายหลัง